Die Entscheidung beginnt beim Arbeitsablauf. Welche Aufgabe muss zuverlässig gelöst werden, wer arbeitet damit und welche Regeln sind unverzichtbar? Erst dann lässt sich beurteilen, ob ein vorhandenes Produkt genügt, eine Erweiterung sinnvoll ist oder eine eigene Anwendung benötigt wird.
Es gibt keine allgemeine Prozentgrenze, ab der Individualentwicklung wirtschaftlicher wäre. Ein einziges fehlendes Kernmerkmal kann ein Produkt ungeeignet machen. Viele selten benötigte Sonderwünsche können dagegen warten. Entscheidend ist die Bedeutung einer Anforderung im tatsächlichen Betrieb.
Die notwendigen Abläufe festhalten
Beschreiben Sie zunächst drei bis fünf wiederkehrende Aufgaben von Anfang bis Ende. Nennen Sie Eingaben, Zuständigkeiten, Entscheidungen und das gewünschte Ergebnis. Ergänzen Sie die Fälle, die vom Normalablauf abweichen: eine Korrektur, eine Vertretung, eine verspätete Lieferung oder eine doppelte Erfassung.
Trennen Sie unverzichtbare Regeln von bisherigen Gewohnheiten. „Nur eine berechtigte Person darf freigeben“ beschreibt eine Anforderung. „Der Freigabeknopf muss an derselben Stelle stehen wie bisher“ kann eine Gewohnheit sein. Beides darf in die Diskussion, hat aber ein anderes Gewicht.
Drei Lösungswege vergleichen
Ein Standardprodukt einsetzen
Ein Produkt passt, wenn die Kernabläufe mit den vorhandenen Funktionen sinnvoll abgebildet werden können. Prüfen Sie es anhand Ihrer Beispielaufgaben und geeigneter Testdaten. Eine allgemeine Präsentation zeigt Funktionen; ein durchgespielter Ablauf zeigt, wo Ihr Alltag hineinpasst.
Klären Sie Verfügbarkeit, Einführung, Datenübernahme, Lizenzmodell und laufenden Betrieb. Bei unseren Produkten ist der jeweilige Stand sichtbar. Beispielsweise befindet sich MealTime im Pilotbetrieb. Eine Produktseite soll diesen Unterschied erkennbar machen, bevor eine Einführung geplant wird.
Ein Produkt anbinden oder ergänzen
Dieser Weg eignet sich, wenn das Produkt den Kern abdeckt und klar begrenzte Lücken bestehen. Eine Schnittstelle kann doppelte Eingaben vermeiden; ein ergänzender Ablauf kann Daten für ein anderes System aufbereiten.
Vorher muss geklärt sein, ob die benötigten Schnittstellen tatsächlich verfügbar sind, welche Grenzen gelten und wer die Erweiterung bei Produktänderungen betreut. Eine Integration hat einen eigenen Lebenszyklus. Deshalb gehören Tests, Fehlerbehandlung und Verantwortlichkeiten zu ihrer Kalkulation.
Eine eigene Anwendung entwickeln
Individualentwicklung ist prüfenswert, wenn zentrale Regeln, Rollen oder Datenflüsse mit vorhandenen Lösungen nicht angemessen abbildbar sind. Der erste Umfang sollte einen nutzbaren Ablauf enthalten, dessen Ergebnis sich fachlich prüfen lässt.
Sie gewinnen Gestaltungsspielraum und übernehmen Entscheidungen über Entwicklung, Betrieb und Weiterentwicklung. Dazu gehören auch Dokumentation und ein nachvollziehbarer Übergang zu einem anderen Dienstleister. Die individuelle Softwareentwicklung beschreibt, wie wir diesen Umfang abgrenzen.
Kosten über denselben Zeitraum betrachten
Vergleichen Sie alle Optionen über einen gemeinsam gewählten Betrachtungszeitraum und mit denselben Annahmen zu Nutzern und Nutzung. Die folgenden Positionen helfen dabei:
- Einmalig: Auswahl, Einrichtung, Datenübernahme, Schulung und individuelle Anpassungen.
- Laufend: Lizenz oder Nutzung, Hosting, Wartung, Support und angebundene Dienste.
- Veränderung: zusätzliche Nutzer, neue Abläufe und notwendige Anpassungen an Schnittstellen.
- Ausstieg: Datenexport, Übergabe, Vertragsfristen und die Ablösung von Abhängigkeiten.
Kennzeichnen Sie unbekannte Positionen. Ein Vergleich mit offenen Annahmen ist brauchbarer als ein scheinbar exakter Gesamtpreis, der wesentliche Kosten auslässt. Unsere Kalkulation trennt Produktkonditionen von individuell geschätzten Leistungen.
Eine Entscheidung festhalten, die überprüfbar bleibt
Ein fiktives Beispiel: Eine Organisation benötigt Projektaufgaben und einen ungewöhnlichen Freigabeprozess. Zuerst wird geprüft, ob der Prozess im Produkt konfiguriert werden kann. Falls nicht, folgt die Prüfung einer begrenzten Erweiterung. Erst wenn beide Wege die zentrale Regel nicht erfüllen oder unvertretbare Folgekosten erzeugen, wird eine eigene Lösung verglichen.
Das Ergebnis sollte die betrachteten Optionen, Ausschlussgründe, Kostenannahmen und offenen Fragen nennen. Eine kleine Erprobung kann sinnvoll sein, wenn genau eine ungeklärte Fähigkeit die Entscheidung trägt. Sie braucht dann ein vorab beschriebenes Prüfkriterium.
Mit Software-Vorhaben klären lässt sich diese Entscheidungsgrundlage als eigener Auftrag erarbeiten. Das Ergebnis kann auch die Empfehlung sein, ein vorhandenes Produkt einzusetzen oder den geplanten Umfang zu verkleinern.